Por mi experiencia en reuniones de definición de proyecto y por el tipo de documentos que solemos generar en ese proceso, creo que podría ser interesante replantearnos la forma en la que afrontamos los “kickoff“.
El proceso y la documentación suelen resultar farragosos y asimétricos. Asimétrico por que la documentación suele ser concreta en la parte en la que debería ser abstracta, como por ejemplo cuando se definen los campos de formulario de un proceso. Mientras que es abstracta en lo que debería ser concreta, como por ejemplo como deberían ser los objetivos o indicadores a tener en cuenta en los procesos principales del producto.
Esta situación propicia que en algunos casos el proceso de diseño de producto se convierta en un intricado proceso de gestión de expectativas del equipo y el cliente.
Todo este proceso tienen algo que hace que me resulten lejanos a mi forma de trabajo de los últimos tiempos.
Pero no digo que la toma de requisitos sea una fase a evitar, de hecho tener unas pautas de que se espera del proyecto siempre es útil y necesario. Pero creo que no lo enfocamos del todo bien.
Una forma de resolverlo podría ser teniendo una entrevista con el cliente. Algo que sirva para aprender, para conocernos, para entendernos. No en torno a una mesa con un montón de gente de diferentes departamentos, sino una entrevista dialogada en la que entendemos las necesidades, los desafios, el ecosistema en el que vive el proyecto. Estableciendo una relación de dialogo.
¿Y si vamos un poco más allá?
¿Se podría monta como un híbrido de entrevista y taller de co-creación?. En el que el cliente cuenta lo que necesita, que implica, como lograrlo, o mezclarlo con un focus-group. Detectar necesidades e inquietudes.
Un taller en el que se trabaja con el equipo del cliente sobre las dificultades o desafíos del proyecto.
¿Y si el documento de kickoff es un primer prototipo?. ¿O grabarlo y editar el video y que uno de los entregable sea un clip de video con todo el proceso?
Suena interesante. No sé si podría reducir tiempos del proyecto, pero desde luego haria más sencillas las cosas.
Si tienes un proyecto y crees que esto puede tener alguna utilidad avisame por favor, estaré encantado de jugar en tu equipo.